Werkafspraken PaW

Termijnen

Vragenkwartier/uur: maandag vóór de vergadering voor 12.00 uur
Wijzigingsvoorstel concept-besluitenlijst: 9.00 uur op de ochtend van de raadsvergadering
Wijzigingsvoorstel bespreekvoorstel: maandag 9.00 uur voorafgaand aan de vergadering
Aanmelden inspreken of informeel in gesprek met de raad: maandag 16.00 uur voorafgaand aan de vergadering
Afdoening ingekomen stukken: wijzigingsvoorstel aan agendacommissie binnen 10 dagen na publicatie van het stuk in ibabs
Beantwoording schriftelijke vragen art 45: 30 dagen, 7 dagen als het gaat om Vragenkwartiervragen die schriftelijk worden afgedaan, art 48 lid 10
Interpellatieverzoek: laatste vrijdag voorafgaand aan de raadsvergadering vóór 12.00 uur

Agenda

De agendacommissie stelt de agenda vast op basis van raadsvoorstellen (voorstellen van het college en initiatiefvoorstellen), burgerinitiatieven, agenderingsverzoeken vanuit de raad (worden gehonoreerd als deze gesteund worden door minimaal 2 fracties), samenleving en college (ter beoordeling aan de agendacommissie).

Enkele vragen en criteria die de agendacommissie bij het al dan niet agenderen van onderwerpen in haar overwegingen rond agendering meeneemt:

Realistische tijdsinschatting per onderwerp
Voorstellen ter besluitvorming:

In principe alleen een informatieve ronde bij omvangrijke, complexe onderwerpen.
Geeft het voorstel helderheid over doel van bespreking, wat wordt er van de raad gevraagd?
Staat een onderwerp op de LTA (dus tijdig aangekondigd)

Agenderingsverzoek beantwoording schriftelijke vragen:

toetsen aan doel van bespreking
overstijgt het informatievoorziening, anders kan het ook schriftelijk
breder belang voor raad/samenleving
is agendering het gepaste instrument

Agenderingsverzoek Politieke Ronde of Dialoog vanuit samenleving:

wat is het doel
past het bij rol/bevoegdheid van de raad
lopen er andere procedures
is er breder draagvlak.

Termijnen agendacommissie

Uitgangspunt voor agendering door de agendacommissie is dat stukken de vrijdag voor de vergadering van de agendacommissie in het bezit zijn van de commissieleden.
Voor uitsluitend informatieve sessies kan de agendacommissie een onderwerp agenderen waarvan stukken nog volgen, mits die uiterlijk een week voor de Politieke Ronde beschikbaar zijn.
Een stuk dat te laat in het bezit van de commissie is wordt voor het overige niet geagendeerd, tenzij:

de consequenties van vertraging niet in verhouding staan tot deze regel (forse financiële overschrijding, persoonlijke schade etc)
de raad hierdoor de enige mogelijkheid mist zijn rol te kunnen vervullen met betrekking tot een zwaarwegend onderwerp (= van omvang of grote impact)
hierbij blijven de termijnen van agendering en publicatie (minimaal een week van te voren) van toepassing

Agendawijzigingen

De agenda van de raadsvergadering wordt in de raadsvergadering definitief vastgesteld, dus wijzigingsvoorstellen kunnen tot in de vergadering zelf worden gedaan.
De agenda van de Politieke Ronde wordt door de agendacommissie vastgesteld. Fracties kunnen een wijzigingsverzoek doen op het bespreekvoorstel (ma 9.00 uur, inhoud van het agendapunt en behandelwijze).
Met een voorstel van orde kan binnen de vergadering / vergadersessie een voorstel over de orde van die vergadering of sessie worden gedaan, een ordevoorstel is geen voorstel over de agenda (agendapunten wel of niet bespreken, punten toevoegen)
Art 13 biedt ruimte om in spoedeisende gevallen (nieuwe informatie leidend tot nieuwe afweging) de agenda voor een Politieke Ronde aan te passen. Als fracties een dringend probleem hebben met de door de agendacommissie vastgestelde agenda van de Politieke Ronde, kan dit een weg zijn om toch een wijzigingsvoorstel op de agenda van een Politieke Ronde te doen. Gezien de publicatietermijn van 72 uur betekent dit: wijzigingsvoorstel uiterlijk vrijdagochtend indienen via griffier, agendacommissie besluit bij voorkeur via app, vrijdag of zaterdag wordt aangepaste agenda gepubliceerd.
Verzoeken tot wijzigen van hamer- naar bespreekstuk of andersom: kan tijdens de raadsvergadering bij het vaststellen van de agenda.
Bestemmingsplannen zonder zienswijzen of met integraal overgenomen zienswijzen kunnen zonder tussenkomst van de agendacommissie tot een week voor de raadsvergadering als hamerstuk aan de raadsagenda worden toegevoegd. Op dergelijke stukken is wel spreekrecht van toepassing. Betreffende agendapunten kunnen net als de rest van de raadsagenda bij vaststelling van die agenda worden afgevoerd of tot bespreekstuk worden gemaakt.
Voor andere ogenschijnlijke hamerstukken waarvan de doorlooptijd lang dreigt te worden en dit om moverende redenen ongewenst is, kan de griffier de agendacommissie voorstellen dit toe te voegen aan de agenda van een raadsvergadering. Daarbij wordt de publicatietermijn van 7 dagen wel in acht genomen.
Aanvullende stukken van het college kunnen worden toegevoegd aan de agenda mits deze het voorgestelde besluit niet wijzigen en de maandag voor de vergadering om 16.00 uur in het bezit zijn van de griffie. De stukken worden altijd wel geplaatst in ibabs onder Ontvangen van b&w.
Hetzelfde geldt voor ingekomen post die een relatie heeft met een geagendeerd onderwerp.
Ingekomen post met het karakter van een schriftelijke zienswijze wordt ook na genoemde deadline nog aan de agendastukken toegevoegd. De griffie attendeert in dat geval actief op het bijgeplaatste stuk.

Bespreekvoorstel

Maakt integraal onderdeel uit van agendastukken
Griffie bereidt concepten voor t.b.v. de agendacommissie
Griffie benadert beoogd voorzitter voor de agendacommissie om een kritisch oog hierop te werpen
De agendacommissie stelt het bespreekvoorstel vast. Als er tijdens de agendacommissie nieuwe onderwerpen op de agenda komen wordt het bespreekvoorstel vastgesteld door de (plv) griffier en voorzitter, binnen de door de commissie gestelde kaders.
In het bespreekvoorstel worden voor een debatronde 2 termijnen vermeld. Fracties worden geacht in de eerste termijn zo veel mogelijk met hun standpunt te komen. De tweede termijn is bedoeld om op de collegereactie en elkaar te reageren.
Fracties worden geacht hun bijdrage aan een vergadersessie voor te bereiden als beschreven in het bespreekvoorstel. De voorzitter stuurt hierop in de vergadering.
Het bespreekvoorstel is het uitgangspunt, de voorzitter heeft doorzettingsmacht om naar bevind van zaken af te wijken.

Politieke Ronde informatie

Technische vragen ook hier schriftelijk vooraf stellen
Kan verschillende vormen van informatievoorziening betreffen: mondelinge toelichting, presentatie, dialoog, excursie, vragenronde, oriënterend gesprek, met en zonder stukken
Ambtelijke ondersteuning kan naast de wethouder ook vragen beantwoorden/toelichten/uitleggen. Politieke vragen worden zo veel mogelijk door de portefeuillehouder beantwoord.

Politieke Ronde debat

Eerste termijn is in de eerste plaats bedoeld voor de inbreng van fractiewoordvoerders, het geven van een oordeel. Hierbij worden maar beperkt interrupties toegestaan.
In tweede termijn stuurt de voorzitter zo mogelijk op afzonderlijke debatpunten die achtereenvolgens worden ‘uitgedebatteerd’.
In het bespreekvoorstel kan een andere behandelwijze worden voorgesteld, waaronder het hanteren van een sprekersvolgorde die bijvoorbeeld door loting is bepaald en/of waarin afwisselend coalitie- en oppositiefracties het woord voeren.
Het geven van wensen en bedenkingen wordt ook als debatronde geagendeerd.
Beantwoording van vragen is aan de portefeuillehouder. Slechts in uitzonderlijke gevallen kan om misverstanden te voorkomen soms een ambtelijke beantwoording/uitleg van technische informatie worden toegestaan.

Mededeling college

Mondeling alleen in raadsvergadering:

Na vaststelling van de agenda in de raadsvergadering is er gelegenheid voor het college om korte mededelingen te doen op grond van art 169 Gemeentewet: de actieve informatieplicht.
Er is gelegenheid tot het stellen van enkele mondelinge verhelderende vragen over de mededeling tijdens de vergadering, niet voor debat. In bijzondere gevallen kan de raadsvoorzitter besluiten dit toch toe te staan.
Raadsleden kunnen naar aanleiding van de mededeling wel formele of informele schriftelijke vragen stellen en/of een agenderingsverzoek doen op basis van de mededeling.
Het college meldt de wens om een mededeling te doen uiterlijk om 12 uur op de dag van de raadsvergadering bij de griffier of haar plaatsvervanger.

Schriftelijk:

Uitgebreidere mededelingen stelt het college (ook) op schrift.
Fracties kunnen een agenderingsverzoek doen op basis van de mededeling.

Moties en amendementen

Kunnen altijd tot in de vergadering zelf worden ingediend
Eerder is wenselijk in verband met gedegen voorbereiding door fracties, (juridische) check door griffie of ambtelijke organisatie, serieuze reactie van het college: bij griffie aanleveren voor maandag 9.00 uur
Na fiat van indienende fractie(s) wordt motie of amendement in ibabs geplaatst en actief met het college gedeeld. Uitzonderingen daargelaten zou dit in verband met ordelijk verloop van vergaderingen en het nemen van correcte besluiten regel moeten zijn.
Als fracties mede willen ondertekenen geven zij dit aan bij de indiener, welke de griffie op de hoogte stelt.
De griffie plaatst ze na fiat van indiener in ibabs als voorgenomen motie/amendement, fracties zijn zelf verantwoordelijk voor desgewenst actief delen met andere fracties.
Indiener dient motie/amendement pas feitelijk in bij de eerste of evt tweede termijn van een agendapunt. Daarbij kan verwezen worden naar de tekst in ibabs en het dictum worden voorgelezen (‘draagt op’, ‘verzoekt het college’….)
Een motie vreemd aan de orde wordt bij het door de raad vaststellen van de agenda aangekondigd en wordt daarmee onderdeel van de agenda. Maar zal in de regel ook al in ibabs bij de agenda staan.

Stemverklaring

Een stemverklaring is een bondige toelichting op de uit te brengen stem.
Duurt maximaal 1 minuut.
Nodigt niet uit tot een voortzetting van het debat en bevat dus geen citaten uit en reactie op uitspraken in het voorgaande debat.

Stemmen over voorstel

Volgens de gemeentewet wordt er gestemd over een voorstel en niet over afzonderlijke beslispunten. Uitgangspunt is dat over een voorstel als geheel wordt gestemd. De achtergrond is dat er veelal een samenhang is tussen de afzonderlijke beslispunten en voorkomen moet worden dat door gesplitste besluiten een niet uit te voeren besluit ontstaat. Het aangewezen instrument om een tegenvoorstel te doen is het amendement. Uitgangspunt is dus dat besluiten alleen uit elkaar getrokken kunnen worden door een amendement. Alleen in uitzonderlijke situaties waarin een amendement door welke omstandigheid dan ook buiten de mogelijkheid ligt en de constructie van het voorstel dit toelaat, kan een raadslid een ordevoorstel doen om stemming op te splitsen.

Inspreken

Inspreken wordt als term wordt gebruikt voor geagendeerde voorstellen waarop de agendacommissie spreekrecht heeft verleend.
Agenderingsverzoek inwoners kunnen een agenderingsverzoek doen voor een PaW of dialoogavond (kan ook kort dialooggesprek zijn). De agendacommissie beslist. Als de actualiteit erom vraagt kan er maatwerk geregeld worden buiten de formele PaW (zie hieronder In gesprek met raadsleden).
Spreektijd insprekers: als zich meer dan 3 insprekers melden voor een agendapunt kan de voorzitter in afstemming met de agendacommissie beslissen het inspreken op een ander moment te agenderen of de inspreektijd te verkorten: tot 3 insprekers = 5 minuten. Bij 4 of 5 insprekers = 4 minuten, bij meer dan 5 insprekers = 3 minuten.
In gesprek met raadsleden: inwoners die iets met de raad willen bespreken wat niet op de agenda staat of waarop geen spreekrecht (meer) is kunnen voorafgaand aan PaW’s informeel in gesprek met raadsleden. In principe kunnen inwoners zich hiervoor aanmelden tot maandag 16.00 uur. Tussen 19.15 en 19.45 uur is er dan gelegenheid voor gesprek in de kantine. Op dinsdagen laat de griffie weten als er aanmeldingen zijn voor deze informele inloop. Ingebrachte onderwerpen kunnen natuurlijk via een agenderingsverzoek of motie terugkomen in een formele politieke- of dialoogavond.

Ingekomen post

Griffie plaatst stuk binnen 3 werkdagen in ibabs, ook (geanonimiseerd) openbaar, met voorstel tot afdoening

voor kennisgeving aannemen
om afdoening in handen college
om advies in handen college
betrekken bij PaW
om afdoening in handen presidium
overig…

Afzenders krijgen een ontvangstbevestiging met voorstel tot afdoening, verwijzing naar agendacommissie die definitief beslist en aankondiging dat men bij gewijzigde afdoening geïnformeerd zal worden.
Binnen 10 dagen na publicatie in ibabs mogelijkheid tot verzoek aan agendacommissie om wijzigen afdoening
Maandelijks stelt de agendacommissie een lijst ingekomen stukken met definitieve afdoening vast
Deze lijst wordt geplaatst in ibabs en op de website
Ingekomen post die in directe relatie staat tot een agendapunt van de PaW wordt in ibabs zowel als ingekomen stuk toegevoegd als bij betreffend agendapunt als achtergrondinformatie. Dat laatste alleen als het stuk uiterlijk maandag 16.00 uur voorafgaand aan de vergadering is ontvangen.
Deze werkwijze geldt ook voor stukken van het college

Bij naar het oordeel van de griffie urgente en belanghebbende stukken zal de raad actief via een afzonderlijke mail geattendeerd worden op een ingekomen stuk. In het weekbericht zal wekelijks een overzicht van ingekomen stukken opgenomen worden.

Technische/informatieve vragen

Antwoorden op technische vragen naar aanleiding van een agendapunt worden via ibabs met de hele raad gedeeld
Antwoorden op vragen van individuele raadsleden of fracties die los staan van een vergaderagenda, worden alleen op verzoek van betreffend raadslid/fractie met de rest van de raad gedeeld.

Schriftelijke vragen ex art 45

Beantwoording binnen 30 dagen, bij vertraging wordt ambtelijk actief contact gezocht met indiener
Fracties zijn zelf verantwoordelijk voor desgewenst verspreiden van de vragen richting pers en beantwoording van persvragen.
De vragen en antwoorden worden gepubliceerd in ibabs en op de website.
Fracties kunnen de agendacommissie met redenen omkleed verzoeken om agendering van de antwoorden in een Politieke Ronde
Vragen aangemeld voor het Vragenkwartier die schriftelijk worden afgedaan, worden binnen 1 week beantwoord.

Presidium en agendacommissie (aanwezigheid en niet- openbaarheid)

Fractievoorzitters kunnen zich in het presidium laten vervangen bij afwezigheid, ook door een burgerlid (= lid van de fractie)
Vergadering en stukken van het presidium zijn niet openbaar, maar worden wel, als de inhoud zich er niet tegen verzet, via ibabs gedeeld met raads- en burgerleden
Leden van de agendacommissie kunnen zich niet laten vervangen bij afwezigheid.
Vergadering en stukken van de agendacommissie zijn niet openbaar, maar worden wel, als de inhoud zich er niet tegen verzet, via ibabs gedeeld met raads- en burgerleden
De besluitenlijst van de agendacommissie is openbaar.

Besluitenlijsten en vergoeding burgerleden

Per (openbare) politieke avond is er 1 besluitenlijst met per vergadersessie waarin per vergadersessie wordt vermeld wie deelnamen aan de vergadering.
Burgerleden krijgen een vergoeding per deelgenomen commissievergadering. De politieke rondes zijn in art 1 van het RvO aangeduid als commissies. De vergoeding vindt daarom plaats op basis van deelname aan een Politieke Ronde (dus niet per vergadersessie binnen die Politieke Ronde).

Uitnodigingen voor overige bijeenkomsten en werkbezoeken

Uitnodigingen van college, ambtelijke organisatie en externe uitnodigingen voor bijeenkomsten, die niet rechtstreeks te maken hebben met een besluitvormingsproces, worden in beginsel niet aan de agendacommissie voorgelegd. Net als veel andere organisaties al doen kunnen er gewoon uitnodigingen worden gestuurd aan de raad. Deze worden in ibabs en in het weekbericht vermeld. Het zijn geen activiteiten ‘van’ de raad, initiatiefnemers zijn zelf verantwoordelijk voor organisatie, facilitaire ondersteuning en desgewenst voorzitten. De griffie kijkt desgewenst wel mee naar een handige datum en waar het raadzaam is een activiteit toch het in de vorm van een dialoogavond (=van de raad) te organiseren of het handig is bijvoorbeeld een voorzitter te organiseren.

Gebruik gemeentehuis

Externe initiatieven voor bijeenkomsten kunnen plaatsvinden op het gemeentehuis als een raadslid/fractie/ambtenaar/wethouder als gastvrouw/heer optreedt, aanwezig is en zich dus ook verantwoordelijk voelt voor interne organisatie van ruimte, catering, BHV.